Makalah Pengantar Bisnis (Tugas 4)
MAKALAH
PENGANTAR BISNIS
(TUGAS 4)
OLEH :
VINCENSIA LEONI OKTAVIA
1EB13
27216547
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
DEPOK
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan
kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan karunia-Nya yang begitu
besar dapat membantu penulis dalam menyelesaikdapat membantu penulis dalam
menyelesaikan makalah “Manajemen Perkantoran dan Informasi”. Adapun tujuan dari
pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas matakuliah “Pengantar
Bisnis”. Dan tak lupa, penulis berterima kasih kepada Ibu Fitria selaku Dosen
mata kuliah Pengantar Bisnis di Universitas Gunadarma yang telah memberikan
penulis tugas yang bermanfaat ini.
Meskipun dalam penyusunan makalah
ini penulis banyak menemukn hambatan dan kesulitan, tetapi karena motivasi dan
dorongan dari berbagai pihak akhirnya makalah ini dapat terselesaikan. Ucapan terima kasih
pun tidak lupa kami ucapkan kepada pihak yang telah
membantu kami dalam menyelesaikan makalah ini yang tidak
dapat disebutkan satu per satu.
Penulis berharap agar makalah ini dapat
berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan pembaca mengenai
Bisnis. Penulis
menyadari bahwa makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan, oleh karena
itu masukan berupa kritikan dan saran sangat penulis harapkan
demi penyempurnaan makalah ini. Akhir kata, kiranya makalah ini
dapat berguna dan bisa menjadi pedoman bagi mahasiswa untuk dapat mempelajari
serta memahami tentang Bisnis. Sekian dan
terima kasih.
Depok,
10 Desember 2016
Penulis
DAFTAR ISI
Kata
Pengantar...................................................................................................................
2
Daftar
Isi.............................................................................................................................
3
BAB I
PENDAHULUAN...................................................................................................4
1.1
Latar
Belakang..............................................................................................................4
1.2
Rumusan
Masalah.........................................................................................................4
1.3
Tujuan
Penulisan..........................................................................................................
5
BAB
II ISI
..........................................................................................................................6
2.1
Manajemen Kantor dan Informasi
..............................................................................
6
2.1.1 Pengertian Manajemen Kantor
.........................................................................6
2.1.2 Pengertian Manajemen Informasi
.....................................................................6
2.2
Pengertian Tata Kerja
..................................................................................................6
2.3
Pengertian Prosedur Kerja
...........................................................................................6
2.4
Pengertian Pedoman Kerja
..........................................................................................7
2.5
Cara Penyusunan Buku Pedoman Kerja
.....................................................................7
2.6
Manfaat Tata, Prosedur dan Pedoman Kerja
..............................................................9
2.7
Definisi Sekretaris
......................................................................................................9
2.8
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris ......................................................................10
2.9
Pentingnya Sekretaris dalam Bisnis
...........................................................................11
2.10
Klasifikasi Sekretaris
................................................................................................11
DAFTAR
PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini manajemen perkantoran atau
administrasi perkantoran sudah diajaran
dalam dunia pendidikan. Fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap
sebagai sesuatu yang mudah, akan otomatis dapat dilakukan oleh semua orang
Sehingga seringkali keberadaanya tidak dikelola dengan perencanaan yang baik.
Sehingga sering kali aktivitas sebuah perusahaan menjadi terhambat terkendala
oleh masalah administrasi. Dari mulai perencanaan dan penjadwalan aktivitas
yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu, arsip yang berantakan dan klasifikasi
dokumen tidak konsisten, penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan
banyak lagi hal-hal buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang
tidak optimal. Pada akhirnya itu semua akan membuat meningkatnya biaya yang
dikeluarkan oleh perusahaan.
Perusahaan dalam dunia pendidikan adalah
sekolah, manajer nya adalah kepala sekolah dan karyawan nya adalah tenaga
pendidik dan kependidikan. Oleh karena, saat ini ketika persaingan semakin
ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi
dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting
dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup
di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif
terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi
terus lebih baik.
Manajemen perkantoran adalah
rangkaian aktifitas yang merencanakan. Mengorganisasikan, mengarahkan,
mengawasi, dan mengendalikan penyelenggaraan yang sudah di tetapkan agar
berjalan dengan tertib. Dalam perkantoran modern semua kegitan yang dilakukan
dalam perkantoran menggunakan alat-alat otomasi perkantoran. Manajemen
perkantoran adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan
secara teratus, sistematik dan terus menerus, mengikuti kegiatan organisasi
dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
Manajemen informasi adalah
pengelolaan data yang didalamnya mencakup proses mencari, menyusun,
mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai
kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan sehingga dapat menjadi landasan untuk
pengambilan keputusan dalam manajeman.
Orang- orang
yang ada dalam suatu perusahaan atau bekerja didalam perusahaan harus
memahi betul manajemen kantor dan informasi, agar perusaan tersebut bisa
mencapai tujuan yang di inginkan dalam rapat bersama. Sehingga mereka harus
mengikuti aturan-aturan yang sudah disepakati dan bekerja sesuai yang sudah
diterapkan dalam perusahaan tersebut.
1.2
Rumusan Masalah
1.
Apa
pengertian manajemen kantor dan informasi?
2.
Apa
pengertian definisi tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja?
3.
Bagaimana
cara menyusun buku pedoman kerja?
4.
Apa manfaat
ditetapkannya tatakerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja?
5. Apa manfaat sekretaris dalam sebuah bisnis
?
6. Apa kualifikasi dari seorang sekretaris ?
1.3
Tujuan Penulisan
1.
Mengetahui
pengertian manajemen kantor dan informasi.
2.
Mengetahui
definisi tata kerja, prosedur kerja, dan pedoman kerja.
3.
Mengetahui
cara menyusun buku pedoman kerja .
4.
Mengetahui
manfaat ditetapkannya tata kerja, prosedur kerja, dan buku pedoman kerja.
5. Mengetahui pentingnya manfaat seorang
sekretaris dalam bisnis
6. Mengetahui kualifikasi seorang sekretaris
BAB II
ISI
2.1 Pengertian Manajemen Kantor dan
Informasi
2.1.1 Pengertian Manajemen Kantor
Manajemen
kantor adalah suatu kegiatan pengolah data dan informasi yang dilakukan secara sistematik, teratur,
dan terus menerus sesuai dengan yang telah ditetapkan
perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan.
2.1.2
Pengertian Manajemen Informasi
Manajemen informasi adalah pengelolaan data yang didalamnya mencakup proses mencari, menyusun,
mengklasifikasikan, serta menyajikan berbagai data yang terkait dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan sehingga dapat menjadi
landasan untuk pengambilan keputusan dalam manajeman.
2.2 Pengertian Tata Kerja
Tata Kerja
adalah cara untuk mencapai tingkat efesien dan maksimal dengan cara melaksanakan
suatu pekerjaan dengan benar dan berhasil sesuai dengan apa yang telah
direncanakan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu,
dan lain-lain yang tersedia. Contohnya : Dalam mencapai tujuan target pendapatan aset pemasukan
perusahaan ,yang harus semakin membaik dari tahun ke tahunnya. maka kita harus
memikirkan solusi yg amat baik maupun kompeten untuk kemajuan perusahaan.
2.3 Pengertian Prosedur Kerja
Prosedur merupakan urutan
pekerjaan atau kegiatan yang terencana dengan tujuan untuk menangani aktifitas
yang berulang. Contoh sederhana adalah penanganan surat masuk atau keluar,
sejak dari penerimaan atau pembuatan sampai pada tahap akhir penyimpanan adalah
merupakan rangkaian kerja/mekanisme sistem yang terdiri dari prosedur-prosedur
kerja, demikian berulang-ulang pada setiap jenis kegiatan yang sama.
Menurut Moekijat,
prosedur perkantoran adalah urutan langkah-langkah, dimana pekerjaan tersebut
dilaksanakan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dan
siapa yang melakukannya. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur
merupakan:
a) Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktivitas-aktivitas yang akan
datang.
b) Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu
c) Pedoman untuk bertindak
2.4
Pengertian Pedoman Kerja
Pedoman kerja artinya sebuag panduan yang dikeluarkan secara resmi oleh
perusahaan yang berisikan pelaksanaan dalam bekerja di perusahaan itu. Mulai
dari jam masuk kerja, jam istirahat, hari libur, pemberian cuti, pemberian
ijin, dsb.
Aturan kerja lebih menekankan pada kepatuhan pegawai dalam mentaati
peraturan kerja di suatu perusahaan. yang telah ditetapkan. Dalam aturan kerja
ini juga dimuat larangan, sanksi, dsb. yang sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
2.5 Cara Penyusunan Buku Pedoman Kerja
·
Buku pedoman karyawan harus dengan jelas menyatakan
kebijakan perusahaan. Bidang-bidang yang harus dicakup antara lain:
a) jam kerja
umum
b) peraturan
dan ketetapan perusahaan (tatakrama berpakaian; bagaimana orang berinteraksi dengan para nasabah;
peraturan keselamatan dll.)
c) bagaimana
mendapatkan waktu berlibur
d) semua hari
besar/raya dan hari keperluan pribadi yang dibayar
e) cuti sakit
f) peninjauan
terhadap gaji dan kinerja
g)
kebijakan
waktu lembur/waktu kompensasi
h) tunjangan
kesehatan dan pengobatan
i) rencana
pensiun dan tunjangan tambahan lainnya
j) kebijakan
cuti bersalin
k) peraturan
atau ketetapan lainnya
·
Buku pedoman sebaiknya singkat dan jelas, dan yang
terpenting, harus konsisten
Maksud buku pedoman karyawan Anda adalah untuk
mengkomunikasikan segala kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan. Adalah
penting sekali bahwa buku pedoman karyawan ditulis secara jelas dan tepat, agar
tidak membingungkan. Buku ini perlu merinci seluruh kebijakan sumberdaya
manusia perusahaan Anda secara khusus. Kenyataan menunjukkan bahwa banyak
perkara hukum terjadi karena perusahaan tidak memiliki kebijakan konsisten dan
terdokumentasi, sehingga membuka peluang terhadap tuduhan diskriminasi
(sungguh-sungguh atau tidak). Buku pedoman Anda perlu meralat ini.
·
Jelaskan hak Anda untuk memecat karyawan
Ada bagian dari buku pedoman Anda yang harus mencakup
kenyataan bahwa bekerja di perusahaan Anda adalah “sesuka hati”. Ini berarti
bahwa perusahaan Anda memiliki hak untuk memutus hubungan dengan karyawan kapan
pun tanpa alasan, dan karyawan Anda memiliki hak untuk meninggalkan perusahaan
kapan saja. Tujuan dari pernyataan "sesuka hati" adalah untuk
mengesampingkan tuntutan karyawan bahwa Anda mungkin pernah mengumbar janji
tentang jaminan pekerjaan. Sekali lagi, buku pedoman dapat melindungi Anda dari
kemungkinan adanya tuntutan hukum.
·
Buku pedoman tidak perlu indah
Anda mungkin berpikir bahwa bentuk sebuah buku pedoman
karyawan adalah besar, tebal, dan tercetak rapi. Kenyataannya, banyak usaha
kecil yang dapat membuatnya dalam bentuk yang jauh lebih sederhana - bahkan
dalam bentuk lembar fakta satu atau dua halaman yang dicetak dengan komputer.
Yang terpenting bukanlah penampilan buku pedoman Anda. Yang lebih penting
adalah apa saja yang termuat di dalamnya.
·
Tulislah sendiri buku pegangan, namun mintalah
pengacara Anda melakukan kajian ulang
Anda dapat menghemat biaya hukum dengan menulis
sendiri buku pedoman daripada menyerahkan segala sesuatu kepada pengacara Anda.
Namun pastikan bahwa pengacara Anda sudah melakukan kajian ulang dan
menghaluskan isinya dimana perlu. Penting bahwa seluruh kebijakan Anda sesuai
dengan undang-undang dan peraturan pemerintah federal, negara bagian, dan
lokal.
·
Pastikan para karyawan menandatangani tanda terima buku
pedoman
Tidak cukup hanya menyerahkan buku pedoman kepada
karyawan. Pada saat Anda memberikan buku pedoman atau lembar fakta kepada
seorang karyawan baru, pastikan bahwa ia telah menandatangani tanda terima.
Formulir ini harus menyatakan bahwa karyawan itu telah menerima buku pedoman
dan memahami seluruh kebijakan perusahaan Anda. Berikan salinan tanda terima
ini kepada karyawan tersebut, dan simpan satu lagi dalam berkas karyawan
bersangkutan. Ini akan membantu melindungi Anda dari kemungkinan adanya tuntutan
bahwa seorang dipecat karena melanggar peraturan yang tidak diketahuinya.
Pengacara Anda dapat membantu membuat konsep untuk formulir ini.
1. Mempermudah
para pegawai dalam menjalankan tugas.
2. Tugas-tugas
dapat dilaksanakan secara teratur dan tepat waktu.
3. Keletihan
dalam bekerja dapat diatasi.
4. Pekerjaan
yang terbengkalai dapat diatasi.
5. Tujuan
pekerjaan dapat tercapai secara efektif.
6. Dapat
dilakukan standarisasi dan pengendalian kerja dengan setepat – tepatnya.
7. Dapat
dijadikan sebagai pedoman kerja.
2.7 Definisi Sekretaris
1. Menurut M.
Braum dan Ramon
Sekretaris
adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan
surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan
pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya
yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas
dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2.
Menurut
Drs. The Liang Gie
Sekretaris
adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi
seorang pejabat penting atau organisasi.
3.
Menurut
Drs. Ig. Wursanto
Sekretaris
adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan
pimpinannya.
2.8 Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris dalam sebuah
Kantor
Tugas seorang sekretaris
tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi atau
kantor yang besar, tugas sekretaris jauh lebih berat karena selain bertugas dan
bertanggung jawab terhadap pimpinannya, seorang sekretaris juga harus
bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1.
Menerima
dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan
korspondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram dan
faksimile).
3.
Menyimpan
arsip-arsip yang dinilai penting.
4.
Menerima
tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat
jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun
kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan
bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan.
7.
Bertindak
sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8.
Mengatur
rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9.
Menemani
pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun
pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab bagi seorang sekretaris untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
2.9
Pentingnya
Sekretaris dalam Bisnis
Manajemen
sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala
sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan
pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi,
pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau
perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat , maka sekretaris
yang menyiapkan mulai dari pengetikan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya.
Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan
rapat sampai setelah rapatpun sekretaris yang melakukannya kelancaran rapat
tersebut.
Demikian juga apbila atasan akan melakukan perjalanan ke luar daerah, maka
semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali
sekretaris yang memperlancar kegiatan atasan tersebut.
Guna meningkatan peran dan
tanggung jawab ini, seorang sekretaris harus mempunyai fungsi dalam kantor
seperti :
1. Meningkatkan
Fungsi Kantor
Yaitu meningkatkan kantor sebagai
tempat yang digunakan untuk melakukan pemikiran tentang jalannya usaha, atau
sebagai pusat informasi atau sebagai pusat pelayanan masyarakat dan juga sumber
data.
2. Memperlancar
Kegiatan Ketatausahaan
Seperti mengetik, kearsipan,
Komputer, dan penggandaan dokumen yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan.
3. Mempererat
hubungan antara bawahan dengan atasan dalam hal komunikasi, karena itu
sekretaris dapat dikatakan sebagai media penghubung dan juga penghubung antara
dunia luar dan perusahaan dengan perusahaan itu sendiri.
4. Sebagai media
perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal
kerja harian.
2.10 Klasifikasi Sekretaris
Seorang
sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang harus
dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi kesekretarisannya
akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum, syarat untuk menjadi seorang
sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan
keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi
tentang sekretaris.
Sedangkan
syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1.
Syarat
Kepribadian
Yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang
menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik,
pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2.
Syarat
pengetahuan umum
Yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang
berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan
seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara
umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena
seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang
dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang
terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3.
Syarat
pengetahuan khusus
Yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan
tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan
khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti
sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4.
Syarat
skill dan teknik kesekretariatan
Kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan
dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden,
stenograf, dan kearsipan.
5.
Syarat
praktek
Yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari,
seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Berdasarkan
perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat
mempunyai makna ganda, seperti :
1. Orangnya, yaitu
seseorang yang telah memenuhi syarat-syarat tertentu dan dipandang mampu serta
cakap dalam melaksanakan tugas-tugas kesekretarisan.
2. Jabatannya, yaitu
wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni
tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan
demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung
jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan
jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang
sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting
yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
DAFTAR
PUSTAKA
terimaksih
BalasHapusterimah kasih gan,Artikelnya sangat membantu.
BalasHapusmy blog